Wanneer organisatoren eventlocaties in Brussel vergelijken, kijken ze meestal eerst naar de capaciteit, sfeer, cateringmogelijkheden, technische uitrusting en ligging.

Parking komt vaak pas veel later aan bod.

Soms wordt het bijna als een extraatje beschouwd.

Nochtans kan parking bij bedrijfsevents, galadiners, conferenties, productlanceringen en personeelsfeesten een veel grotere invloed hebben op de gastenervaring dan organisatoren aanvankelijk verwachten.

Een prachtige locatie kan op creatief vlak aan alle verwachtingen voldoen, maar als honderden gasten eerst 30 minuten moeten rondrijden om een parkeerplaats te vinden, is hun eerste indruk al beïnvloed voordat ze de ingang hebben bereikt.

Vooral bij grotere evenementen is parking dus veel meer dan alleen een vervoerskwestie.

Het gaat om bereikbaarheid, logistiek, gastenstromen, comfort en de algemene eventervaring.

Waarom zou parking dan al vroeger in het keuzeproces van een eventlocatie in Brussel moeten worden meegenomen?

Een evenement begint niet wanneer iemand de hoofdzaal binnenkomt.

Het begint wanneer de gast thuis of op kantoor vertrekt.

Gasten vormen al een eerste indruk terwijl ze:

• het adres controleren;

• kiezen hoe ze naar het evenement komen;

• de ingang zoeken;

• een parkeerplaats proberen te vinden;

• van hun wagen naar de locatie wandelen;

• het onthaal zoeken;

• uiteindelijk het evenement binnenkomen.

Elke onnodige hindernis zorgt voor frictie.

Stel je twee situaties voor.

In het eerste scenario arriveert een gast in de buurt van de locatie, rijdt twintig minuten rond in de omliggende straten, vindt uiteindelijk enkele straten verder een parkeerplaats en moet vervolgens in de regen op zoek naar de juiste ingang.

In het tweede scenario volgt de gast duidelijke aanwijzingen, rijdt een grote ondergrondse parking binnen, vindt een parkeerplaats en bereikt rechtstreeks de eventlocatie.

Het evenement zelf kan identiek zijn.

De eerste ervaring is dat helemaal niet.

Parking moet daarom worden beschouwd als onderdeel van de volledige guest journey en niet als een losstaand logistiek detail.

Veel eventlocaties vermelden dat er parking in de buurt beschikbaar is.

Maar die omschrijving kan heel verschillende situaties betekenen.

Het kan gaan om:

• een kleine privéparking;

• parkeerplaatsen op straat;

• een publieke parking op enkele minuten wandelen;

• verschillende afzonderlijke parkings;

• de parking van een winkelcentrum;

• een grote ondergrondse parking op de locatie zelf.

Wanneer je verschillende locaties vergelijkt, stel dan concrete vragen.

Hoeveel parkeerplaatsen zijn er werkelijk beschikbaar?

Zijn ze beschikbaar gedurende de volledige duur van het evenement?

Wordt de parking gedeeld met andere bedrijven of bezoekers?

Hoe ver moeten gasten wandelen van hun wagen tot de ingang van het event?

Is er directe toegang van de parking tot de locatie?

Zijn er laadpunten voor elektrische voertuigen?

Dat er technisch gezien parking in de buurt is, betekent dus niet automatisch dat parkeren op de dag van je evenement vlot zal verlopen.

Parkeerplaatsen vinden voor 30 gasten is één zaak.

Parking organiseren voor 800 gasten is iets helemaal anders.

Grote evenementen zorgen voor geconcentreerde aankomstpieken.

Een groot deel van de deelnemers kan binnen een tijdspanne van slechts 30 tot 60 minuten aankomen.

Als een bedrijfsfeest bijvoorbeeld om 19.00 uur begint, zullen veel gasten waarschijnlijk tussen 18.30 en 19.15 uur arriveren.

Zelfs wanneer slechts de helft met de auto komt, kan dit nog altijd betekenen dat honderden voertuigen in een zeer korte periode aankomen.

Op dat moment wordt de capaciteit van de parking operationeel belangrijk.

Onvoldoende parkeermogelijkheden kunnen leiden tot:

• verkeersopstoppingen rond de locatie;

• laattijdige aankomsten;

• wachtrijen aan de ingang van de parking;

• gasten die het begin van een presentatie missen;

• extra stress;

• drukte aan de registratie;

• een slechte eerste indruk.

Hoe groter het event, hoe belangrijker het dus wordt om mobiliteitsstromen als onderdeel van het eventconcept te bekijken.

Een veelgemaakte fout is om het aantal parkeerplaatsen rechtstreeks te vergelijken met het aantal deelnemers.

In werkelijkheid ligt het iets complexer.

Sommige gasten zullen:

• samen rijden;

• met de trein komen;

• het openbaar vervoer gebruiken;

• een taxi nemen;

• met de fiets komen;

• gebruikmaken van een bedrijfsshuttle;

• te voet komen vanuit een nabijgelegen hotel.

Andere gasten zullen alleen met de auto komen.

De verhouding hangt sterk af van het type evenement en het profiel van het publiek.

Een conferentie die overdag in Brussel wordt georganiseerd, kan bijvoorbeeld veel bezoekers aantrekken die het openbaar vervoer gebruiken.

Een personeelsfeest 's avonds, met medewerkers uit heel België, kan daarentegen een veel groter aandeel autoverkeer genereren.

Mobiliteitsplanning moet daarom gebaseerd zijn op het profiel van de gasten en niet alleen op het totale aantal deelnemers.

Parking wordt vaak nog belangrijker voor evenementen die 's avonds plaatsvinden.

Het openbaar vervoer blijft uiteraard een mogelijkheid, maar sommige gasten geven de voorkeur aan de auto, vooral wanneer ze:

• buiten Brussel wonen;

• laat naar huis moeten;

• meerdere aansluitingen moeten nemen;

• formeel gekleed zijn;

• materiaal meenemen;

• samen met collega's of een partner komen.

Dit is vooral relevant voor:

• galadiners;

• awardceremonies;

• eindejaarsfeesten;

• personeelsfeesten;

• bedrijfsfeesten;

• productlanceringen in de avond;

• networkingevents.

Hoe later het evenement eindigt, hoe belangrijker het wordt om na te denken over hoe gasten weer thuis geraken.

Goede parking draagt daarom niet alleen bij aan een vlotte aankomst, maar ook aan een comfortabel vertrek.

De afstand tussen de parkeerplaats en de eigenlijke eventzaal is nog zo'n detail dat vaak wordt onderschat.

Een parking kan officieel “naast de locatie” liggen, terwijl gasten toch:

• het gebouw moeten verlaten;

• een straat moeten oversteken;

• rond het gebouw moeten wandelen;

• een andere ingang moeten zoeken;

• door regen of koude moeten lopen.

Rechtstreekse toegang is aanzienlijk comfortabeler.

Dat is vooral waardevol wanneer gasten:

• gekleed zijn voor een gala;

• materiaal meenemen;

• tijdens de winter een evenement bijwonen;

• minder mobiel zijn;

• met kinderen of familieleden komen;

• presentatie- of beursmateriaal vervoeren.

Ook voor productieploegen en leveranciers kan eenvoudige toegang met voertuigen bijzonder belangrijk zijn.

Eventlogistiek verloopt altijd vlotter wanneer mensen en materiaal efficiënt doorheen de locatie kunnen bewegen.

Een aankomst in openlucht kan zeer aangenaam zijn tijdens een droge zomeravond.

Maar het weer in Brussel geeft daar uiteraard geen garantie op.

Regen, wind en koude kunnen het laatste deel van de reis van je gasten snel onaangenaam maken.

Een overdekte of ondergrondse parking biedt verschillende voordelen:

• gasten blijven beschermd tegen slecht weer;

• feestelijke kleding blijft droog;

• materiaal kan comfortabeler worden uitgeladen;

• de aankomst verloopt georganiseerder;

• gasten hoeven geen lange afstand buiten af te leggen.

Tijdens de planning lijkt dat misschien een klein detail.

Wanneer honderden mensen op de dag van het evenement in zware regen aankomen, wordt het plots veel belangrijker.

Gasten zijn slechts één onderdeel van het parkeer- en mobiliteitsvraagstuk.

Bij de meeste professionele evenementen zijn meerdere externe partners betrokken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• cateraars;

• audiovisuele technici;

• decorateurs;

• meubelleveranciers;

• artiesten;

• fotografen;

• videografen;

• beveiligingsteams;

• productieagentschappen;

• bloemisten;

• leveranciers van brandingmateriaal.

Deze teams arriveren vaak uren vóór het evenement en vertrekken ruim nadat de laatste gasten weg zijn.

Ze moeten bovendien vaak grote hoeveelheden materiaal vervoeren.

Een locatie met een goede toegang voor voertuigen en voldoende parking kan de op- en afbouw aanzienlijk vereenvoudigen.

Vraag tijdens een locatiebezoek daarom niet alleen:

“Waar parkeren onze gasten?”

Vraag ook:

“Hoe krijgen onze leveranciers toegang tot de locatie?”

Bij sommige bedrijfsevents zijn directieleden, sprekers, artiesten, VIP-gasten of publieke personen aanwezig.

Hun aankomst kan andere vereisten hebben dan die van het algemene publiek.

Je hebt mogelijk behoefte aan:

• gereserveerde parkeerplaatsen;

• een afzonderlijke aankomstroute;

• directe backstage-toegang;

• eenvoudige toegang tot een green room of VIP-ruimte;

• een discrete ingang en uitgang.

Bespreek dit idealiter ruim op voorhand met de locatie.

Een VIP-aankomst op de dag zelf improviseren is zelden de beste oplossing.

Goede eventlocaties begrijpen dat parking deel uitmaakt van het volledige beheer van gastenstromen en kunnen helpen om verschillende aankomstscenario's uit te werken.

Naarmate bedrijfswagenparken verder elektrificeren, wordt laadinfrastructuur een steeds relevantere vraag.

Dat geldt vooral voor bedrijfsevents waarbij een aanzienlijk deel van de deelnemers met een bedrijfswagen komt.

Vraag bij het evalueren van een parking bijvoorbeeld:

• Zijn er laadpunten voor elektrische voertuigen?

• Hoeveel laadpunten zijn er?

• Waar bevinden ze zich?

• Kunnen gasten ze tijdens het evenement gebruiken?

• Moet er vooraf worden gereserveerd?

Laadinfrastructuur zal voor de meeste evenementen niet doorslaggevend zijn.

Maar ze wordt wel steeds meer onderdeel van een praktische en kwalitatieve gastenervaring.

Wanneer je eventlocaties in Brussel vergelijkt, stel dan minstens deze vragen.

Capaciteit

• Hoeveel parkeerplaatsen zijn beschikbaar?

• Zijn die plaatsen gegarandeerd beschikbaar tijdens het event?

• Wordt de parking gedeeld met andere bezoekers?

Toegang

• Bevindt de parking zich op de locatie zelf?

• Hoe ver ligt ze van de eventingang?

• Is er directe toegang via het gebouw?

• Is de route duidelijk aangegeven?

Gastenervaring

• Is de parking overdekt?

• Is er een drempelvrije route?

• Zijn aangepaste parkeerplaatsen beschikbaar?

• Zijn er liften?

Logistiek

• Kunnen leveranciers gemakkelijk parkeren of lossen?

• Kunnen plaatsen worden gereserveerd voor VIP's of sprekers?

• Zijn er mogelijke knelpunten voor verkeer?

Mobiliteit

• Zijn er laadpunten voor elektrische voertuigen?

• Is de locatie ook bereikbaar met trein, tram, bus en fiets?

Deze vragen nemen tijdens een locatiebezoek slechts enkele minuten in beslag.

Ze kunnen later heel wat problemen voorkomen.